Ieri (21.03.2009) Union Fenosa a făcut lucrări de profilactică în sectorul nostru așa că am găsit ceva timp să mai citesc un capitol din cartea ”Getting Things Done”. Am fost frapat de ce am citit, așa că m-am hotărât să scriu acest articol, poate va fi de folos și altora.

Modelul Natural de Planificare (MNP) constă în următoarele etape:

  1. Definirea scopului și a principiilor

  2. Închipuirea rezultatului

  3. Sesiunea de ”brainstorming”

  4. Organizarea

  5. Identificarea următoarelor acțiuni

Autorul descrie acest model printr-un exemplu real: Planificarea unei cine. Eu însă vă voi da un exemplu personal cum eu am plănuit proiectul ”Finanţarea articolelor”.

De obicei când citesc am un stilou și un carnet la îndemână să-mi scriu ideile care imi vin prin minte ca să nu mă încurce la citit. Așa că mi-a prins bine să schițez în timp ce citeam.

Deci proiectul ”Finanţarea articolelor” constă în alocarea a unei sume de bani lunar pentru doritorii de a scrie articole despre Debian Linux, Ruby, Rails în limba româna. M-am hotărât la acest proiect după ce ideea de support al Linux-ului în Moldova n-a avut mare succes.

Să aplicăm etapele MNP pentru acest proiect.

Definirea scopului și a principiilor

Pentru a defini scopul, trebuie să vă puneți întrebarea de ce aveți nevoie de acest proiect. Răspunsurile la întrebările ”De ce?” generează următoarele beneficii:

  • defineşte succesul

  • creează criterii pentru luarea deciziilor

  • aliniază resursele

  • motivează

  • clarifică focusul (centrul atenţiei)

  • lărgeşte opțiunile

Scopul pentru proiectul meu este:

  • de a ajuta oamenii din sfera IT din Moldova

  • de a crea o comunitate locală

  • de a îmbunătăţi comunicarea între membrii comunităţii

Referitor la principii, ele se referă la proiecte în grup și defineşte limitele: Eu voi da liberate altora cât timp ei nu vor ”…” și înlocuiți 3 puncte cu ce se referă la proiect… cît timp nu va fi depăşit bugetul, cît timp clientul va fi satisfăcut, cât timp promovează o imagine pozitivă. Aceasta din urmă este principiul proiectului meu.

Închipuirea rezultatului

Aici trebuie să definiți o viziune clară a succesului. Aici răspundem la întrebarea ”Ce?” în loc de ”De ce?”.

  • va creşte comunitatea utilizatorilor Debian, Ruby, Rails.

  • comunitatea va fi mai dinamică, pe forumul la linux.md adminii parcă se tem să scrie sau sunt scumpi la vorbă :-).

  • vor fi articole mai multe

  • se va putea de cîştigat ceva bani prin Google Ad-sense, etc.

  • o să-mi adaug ceva puncte la reputaţie.

Brainstorming

Aici trebuie de răspuns la întrebarea ”Cum?, Ce?”.

  • Cum vor trimite articolele ?

  • Cum se vor selecta articolele ?

  • Cum se vor plăti banii?

  • Ce formate de permis pentru articole?

  • Cum de anunţat proiectul?

  • Ce nume de domeniu de folosit?

  • Cum va fi site-ul?

  • Cum se vor sorta articolele ?

Dacă avem aceste întrebări creierul nostru începe să răspundă la ele și generează sarcini, idei, etc. Iată referinţele cheie pentru a avea un brainstorming de succes:

  • Nu critica, evalua, judeca ideile în decursul sesiunii.

  • Tindeți spre cantitate, nu calitate.

  • Puneți organizarea și analiza pe fundal.

"Ce mai bună cale de a primi o idee bună este de a primi o mulțime de idei." - Linus Pauling

Răspunsurile la întrebări pentru proiectul meu:

  • la început prin email, mai apoi poate cu open-id se va putea de integrat

  • posibil se la pune la vot pe linux.md/forum/ sau după comentarii și rating-ul articolului.

  • Prin Moldpay: donație de minute pentru numărul de telefon mobil sau întâlnire personală.

  • Textile, Markdown, etc.

  • Voi scrie acest articol :-), pe forumul linux.md voi posta un topic

  • blog.debian.md - cele despre debian, blog.rubyonrails.md - despre ruby și rails

  • Am să pun extensii pentru Radiant CMS să suporte mai multe site-uri cu o instanţă.

  • Articole scrise pentru utilizatori cu nivel începător, mediu sau avansat în domeniul respectiv, posibil articolul se va tag-ui cu cuvintele

După această sesiune care generează lucruri aleatorii, dezordonate, vine organizarea ideilor, sarcinilor generate.

Organizarea

Principalii pași în această etapă de organizare a ideilor sunt:

  • Identificarea părților importante.

  • Sortarea după (una sau mai multe):

    • componente

    • secvenţe

    • priorităţi

  • Detaliaţi ideile la nivelul necesar

Pentru ”F.A.”:

  • Părți importante: soft-ul, hosting, articolele

  • O sortare: de îmbunătăţit soft-ul pentru blog, procurarea domeniului debian.md, instalarea domeniului, colectarea și prețuirea articolelor.

Identificare următoarelor acțiuni

După ce am organizat ideile noastre, acum studiem cum putem să mișcăm proiectul din loc, îndeplinind sarcinile sau distribuind însărcinări echipei.

  • Cumpărare domen: debian.md

  • Instalarea extensiilor pentru Radiant CMS: tag-uri, comentarii, suport pentru mai multe site-uri, rating la articole

  • Scrierea articolului și anunţarea proiectului pe linux.md/forum/

  • etc

Concluzii

Toate aceste etape le efectuăm zilnic pentru orice activitate în mintea noastră fără să ne dăm seama. Majoritatea din noi când planificăm ceva pot să ne scape unele etape din MNP sau noi nu răspundem la următoarele întrebări cheie pentru a obţine o productivitate fără stres:

  • V-ați închipuit succesul și toate inovațiile dacă proiectul va fi terminat?

  • V-ați notat toate ideile? Orice trebuie de luat în considerație care ar putea să schimbe scopul.

  • Ați identificat componentele critice pentru misiune, milestone-urile cheie, efectele ce rezultă din proiect?

  • Ași definit toate aspectele proiectului care-l poate mișca din loc chiar acum? Care e acțiunea următoare pentru fiece parte și cine este responsabil pentru ea?

Dacă întrebările de mai sus nu au răspuns sau dacă am scăpat vreo etapa din MNP, atunci apare stresul și incapacitatea de a mișca lucrurile din loc. Eu când am citit toate aceasta am fost foarte frapat cât de ușor am putut planifica proiectul ”Finanţare Articolelor” și mi-am făcut o listă de proiecte la care să aplic această metodă, ce vă sfătui și pe voi să încercați.

Alegeți un proiect nou sau unul care este în stagnare sau unul la care se poate de îmbunătățit situația. Gândiți-vă la scop, gândiți-vă la rezultat: confort fizic, profit financiar, îmbunătăţirea reputaţiei, etc. Faceți un brainstorming referitor la pașii potenţiali ai proiectului. Organizați-vă ideile și decideți referitor la acțiunile următoare. A apărut ceva claritate unde doriți să mergeți și cum de ajuns la scopul propus în proiect?